会议旅游

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当前会议旅游策划与分析

2014-02-14  来源:智库百科  浏览次数:

    会议旅游是指因为参加会议而引发的对旅游产品和服务的消费,不同于传统意义上的旅游,它是一种派生的旅游。之所以将其称为会议旅游,主要基于以下两个原因:
其一,多数会议均伴随旅游活动。会议组织者为了调动与会人员的积极性,多数情况下会将会议地点选在风景优美的旅游城市或度假胜地,于是会后的观光旅游成为大多数与会者的选择。
其二,从旅游产业链“吃、住、行、游、购、娱”的角度考虑,与会代表前往异地参加会议除了会有游览、购物、娱乐等行为,更为重要的是他们不可避免地与当地的餐饮、交通、住宿等旅游接待设施发生联系,从而促进了当地旅游产业的发展。根据《2006年国内游客抽样调查资料》对城镇居民散客出游人均花费构成的统计,会议游客在餐饮、交通、住宿三方面的消费比例高达78.5%。

会议旅游的旅游属性
会议旅游是商务旅游的一个细分市场。首先,从旅游目的来看,会议旅游者的出游动机既非观光也非度假,而是出于一种商务目的,他们希望通过参加会议获取有利于所在机构发展的新信息、新思想,从而开拓新思路。总之,最终目的是实现组织目标。

  其次,从付费方式来看,会议旅游的实际消费者是会议参与者,付款者却是会议参与者所在的单位。也就是说,尽管从形式上看大多数的会议旅游是个体行为,究其本质,却是一种组织行为,作为最终消费者的会议参与者仅是组织行为的执行者而已,这一点与商务旅游的本质相吻合。当然,也不排除出于个人兴趣或者其他原因参与会议的个体行为。
会议旅游的特点
(1)参加会议的人员,比一般旅游者的消费水平高,购物能力强,从而会给会议接待者带来可观的经济收入。

  (2)参加会议的人员,既要参加会议,又要参观游览,因此,他们逗留的时间比一般旅游者要长得多。

  (3)会议旅游的计划性强,而且多在旅游淡季举行,可以有效地调节旺季与淡季客源的不平衡,可以提高各类旅馆的全年利用率。

  (4)会议旅游不受气候和旅游季节的影响。

  (5)会议旅游开展难度较小。一般认为,一个接待会议旅游的国家或地区,在旅游设施和旅游服务方面,应具备这样一些条件:①要具备现代化的会议设施;②要有不同档次的住宿和娱乐设施;③会议举办地点的地理位置要好,交通要便捷,最好是位于城市与机场之间;④要有较高水平的服务和组织活动能力;⑤要有一批熟悉国际会议惯例并善于组织国际会议的专门人才;⑥要具有良好的购物场所,商品货色齐全、物美价廉,并能做到“物有所值”。

  (6)可以扩大举办国的政治影响,可以提高会议所在城市的知名度,对举办会议的城市市民的精神状态、市政建设、交通设施及环境卫生等均有促进作用。
会议旅游的类型
会议旅游类型很多,不同的划分标准,就有不同的划分结果。人们往往根据自已研究问题的需要,在不同的情况下选用不同的划分标准,因而所划分出来的会议旅游类型很可能会不尽相同。比如,根据会议活动的特征来分,会议旅游可以分为商务型会议、度假型会议、文化交流会议、专业学术会议、培训会议等;根据会议活动的内容分,目前国际会展大部分是科学和商业性的,与政治等方面关系不大;而从专业上划分,会议旅游又可以分为医学类、科学类、工业类、技术类、教育类,等等。

  根据久们在会议旅游调研、统计及理论研究中常常用到的关于会议旅游类型的一些提法进行归纳,可以发现,根据会议举办者的不同进行分类比较常见,:可以分成协会会议、公司会议和其他组织会议。

  1.协会会议

  协会的组织有两种形式:一类是全国性的协会组织,有专职、长期的协会管理人员;另一类是小型协会组织,没有专职的管理者,一般挂在某行业或科研机构下,由其管理人员兼任协会秘书长。

  协会是会议旅游的最主要客源。地方性协会、全国性协会乃至世界性协会每年都要举办各种会议。协会又分成贸易性协会和职业与科学协会。

  (1)贸易性协会。它一般由各类行业组织牵头。

  (2)职业与科学协会。它一般由各专业技术和学科领域人员组成。这类协会涉及的主题范围广泛,如作家协会、制冷协会、校友会等。

  协会会议的形式很多,最熟悉的是年会、协会的专业会议、研讨会、管理者会议等。

  协会会议大多数每年举办一次,会期4~5天,一般在4月、5月、6月、9月、10月举行。任何一个协会都要提前计划开会时间,有时候提前1~2年。余搭的召l哥著丕。总在_个地方,协会的会员参加会议都是自愿的。

  2.公司会议

  公司会议是本行业、同类型及行业相关的公司在一起举办的会议。近几年这种公司会议发展非常迅速,一般包括以下几种:销售会议、推销商会议、技术会议、管理者会议、培训会议、代理商会议、股东会议等。

  公司会议主要集中在市中心酒店、机场旅馆和城郊旅馆举行,这主要是由于成本的关系。当然,不同会议的要求又有所差异,如奖励性质的会议与销售会议就不一样。公司会议一般需要有较好的安全性和隐蔽性。

  部分公司会议有明显的周期性,如股东会议一年一次。但大多数会议是根据具体需要来安排的,没有固定的周期。公司会议一般都是在固定的地点重复举行,会议地址的改变很大程度上由公司关键人物来决定。公司会议会期较短,少则1天,多则3天。

  3.其他组织会议

  (1)政府会议。很多政府需要在政府所在地之外的地方召开会议,参加会议的人员也不限于政府职员,经费来源是行政拨款。

  (2)宗教组织会议。它的经费来源主要靠资助或宗教捐助。

  (3)工会组织和政治团体会议。通常每年或两年举行一次,它与政府部门会议具有相同之处。
会议旅游操作流程
 (一)国际会议承办的方式

  各类国际会议的承办方式及争取条件在其国际组织的章程中皆有明列,要争取会议主办之前,得先了解章程的规定及如何争取,才能事半功倍,取得成功。

  要争取主办一个国际会议,首先要了解该会议的组织章程在承办的方式上是采用哪一种,方能对症下药,争取成功。

  1.会员国轮流主办

  这种国际会议的争取基本上最单纯,只要加入国际组织成为I正式会员国,就有机会主办。其方式有以入会先后次序或国名英文字母顺,扇等方式轮办,也有以会员国主动提出优惠条件,经会员国或此组织的监理会同意即可。例如,亚洲秘书协会组织就是以入会先后次序轮流主办。

  2.地区性轮流主办

  有些重要国际组织会员分布在世界各国,每年或两年在全球各地区召开国际会议。为了让分布在全球各地区的会员国都有机会主办,因此指定轮流在某些地区召开。然而某一地区可能有好几个会员国,例如亚洲地区,则由亚洲地区有意争取主办的会员国提出申请企划书或仅以书面方式表示有意承办,再由这个组织的监理事或特别成立的“评估小组”来表决,由获选的会员国主办。一般来说,组织的知名度、会议的效益及权威性越高,会员国之间的竞争也就越激烈。

  3.竞标方式

  这种方式对有意争取主办权的会员国来说最具挑战性。而这些会员国竞争激烈的国际会议必定是全球知名的国际组织,其举办的国际会议也引起全球的瞩目,并具有权威性。其竞标的过程经常要花费竞标会员国相当长的时间去苦心经营。通常,主办单位会先将办理会议的先决条件列在招标书中。

  (二)国际会议旅游的工作流程

  凡举办会议,不论会议大小,住宿、餐饮、活动缺一不可,会议组织者应该主动与会议主办者打交道。以一个大型国际性会议为例,它的流程主要包括申办、承办和总结三个阶段。

  1.申办阶段

  国际会议承办的方式主要有会员国轮流主办、地区性轮流主办和竞标方式三种。当然,竞标方式最具有挑战性,但由于竞标产生的会议往往受瞩目程度高、权威性高、影响大,因而更加引起主办者的兴趣。一次竞标工作分为三个步骤:

  一是拟订竞标企划书。这是评审委员会对争取单位的第一印象。它的主要内容包括以下几项:政府及各相关单位的支持信函;硬件设备;预算;承办国际会议的记录;饭店;航空;交通和旅游;餐饮;文化节目;专业会议筹办人等。

  二是接待评比人员。这是由评审委员会派出的,一般3~4人,接待时要注意:用最高礼遇的接待方式;安排好住宿;结合会议相关产业参与简报,表现出团队精神;实地参观硬件设施;拜会政府首脑;举行参观活动;送礼品。

  三是了解竞争对手。一个会议往往有几个申办者,因此要更多地展示自己的竞争优势,以加深评审委员会对其了解的程度。

  2.承办阶段

  会议一旦申办成功,即进入承办的操作阶段。通常工作包括:组织筹备委员会、会前准备工作、议程的设计、会议的控制等。

  (1)组织筹备委员会。大型会议展览都有一个组织筹备委员会,专职处理所有相关事宜。筹备委员会下有执行委员会,常设机构为秘书处,一般都有住宿旅游餐饮小组,因此会议组织者要加强与秘书处的联系工作。

  (2)会前准备工作。要组织一个高效的会议,必须要有周全的会前准备工作。很多会议就是因为缺乏完整的会前工作,才导致低质量的讨论过程。其实,会前的准备工作并不只是主事者选定哪些人与会及设定讨论事项而已。会前准备工作的作用主要是:遴选最恰当的讨论方式;使与会者对讨论有清楚的方向可循;清楚地告知与会者应有何种行为表现;节省时间并减少冲突。一般认为,组织高效率的会议,需要八个步骤:

  ①理清开会的目的与诉求;

  ②选择合适的领导方式;

  ③选择合适的主席,并筛选与会者;

  ④向与会者做简报;

  ⑤选择合适的开会时间与地点;

  ⑥有效整合会议中的意见;

  ⑦遴选恰当的会议记录者;

  ⑧决议通过后的工作分配。

  首先,开会的目的与诉求,应尽可能以一句话清楚地表述出来。清楚的程度至少要包括:为何开会、谁来开会及决议何时应该执行完毕。

  其次,要决定采用哪一种领导方式开会。有人提出了三种会议领导方式,分别是咨询式、决议提报式和责任完全交付式。只有灵活使用不同的领导方式,才能提高议事效率。举例来说,如果开会的目的是为了传达新政策,不需要与会者有特殊的回应,那么领导方式就越直接越好。如果要征询员工多方意见,那么就应该选择较开放的、能让与会者发挥创意的会议模式。如果是以专家意见为讨论依据,则让专家发表10分钟左右的谈话,,紧接着再采用“咨询式”的讨论模式。

  再次,要筛选出恰当的与会者名单。较好的方法是让讨论议题明确化,决定谁该参加,谁没有必要参加。如此一来,即可将原本耗费众多人力、物力的会议,精简成较小型的会议。只要小型会议管理得当,开会的时间不仅会比原来少,也可以减少会后的抱怨。

  接下来就是通知名单内的人士到会。最好能亲自通知每个与会者,并向其解释开会目的。开会通知应包括请他与会的理由、该准备哪些资料及会议召集人所期望的会议目标。事先告知与会者可能被询问的问题,请其预先作准备,这对于增进议事效率有实质性的帮助。

  另一个常被忽略的会议前置作业,是对开会的时间及地点作详尽的考虑。会议召集人不能随意指定一个开会时间与地点,就要所有人配合,否则,“因故不能出席”的理由便会接踵而来。较周全的方法是先把与会者对会议的重要性列出来,调查能出席者的共同时间。若真的很难凑出共同的时间,则允许不能出席者指派代表参加。

  (3)议程设计工作。议程设计是高效率会议的开始,无论是临时或固定召开的会议,议程规划都是非常重要的。有效会议的标准议程包括:

  ①理清及解释问题;

  ②分析问题;

  ③拟定评估各种相应对策的标准;

  ④商议相应对策;

  ⑤遴选最可行的对策;

  ⑥决议完成。

  理清及解释问题,就是在正式讨论开始前,把要讨论的问题界定及解释清楚。相反,很多会议一开始即争辩某某方法的可行性高不高、优缺点为何,使得讨论的焦点模糊;或者到最后因时间不够,而草草达成决议。这样形成的决议往往是造成更多问题的根源。

  好的议程设计有助于讨论上轨道,也就是能在预定的时间内讨论各相关议案细节。好的议程设计也可避免讨论离题,系统地帮助与会者一步步达到目标。在分发给与会者的议程表里,也应标明各议题所预计使用的时间,供主席及与会者遵循。议程表最好有固定的格式,以确保在设计议程时,不致遗漏需考虑到的事项。

  与会者的重要发言及决议都应被正确地记录下来,并在会后发给与会者。担任此项工作的人,其职责不仅要记录谁讲了什么话,也要将大家同意的观点记录下来。此会议的记录者,不仅要有良好的组织能力,也要能简短扼要并忠实地记录。会议记录的篇幅通常在一页左右。

  决议既已达成,就要开始分配工作。工作分配的状况也应写入会议记录里,并发给与会者。如此可避免日后发生责任归属的误会或其他问题。这对督促与会者依计划完成既定目标,大有帮助。

  (4)会议控制工作。就会议控制而言,会议记录者的地位可说是仅次于主席,其职责包括维持议程所设计的讨论顺序。好的会议记录者可以增进议事效率,不好的记录者往往记错他人意见,不仅徒增误会,还浪费时间。称职的会议记录者不仅能仔细倾听发言,而且能准确重述所听到的内容,同时记录好几项发言而不失误。

  遴选好的会议记录者,除了要观察他要具备倾听、互动、发表意见的能力,还要确定他有良好的组织、综合、比较异同的能力。在会议过程中,会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论。例如询问与会者:“我们可以在这部分先达成结论,再往下讨论吗?”“这是您提出的意见吗?”会议记录工作的重要性仅次于主席,可由具有担任主席潜力的与会者负责此工作,培养其领导会议的能力。

  3.总结阶段

  会后总结工作是管理工作的组成部分,其作用是统计整理资料,研究分析已做过的工作,为未来工作提供数据资料、经验和建议。总结阶段的工作一般包括:

  (1)会议总结与评估。总结分为:从筹备到开会中的各项工作总结、效益分析和成本核算、项目市场调查三部分。评估工作的意义和作用在于为判断已做过的所有工作的效率和效果提供标准和结论,并为提高以后工作的效率和效果提供依据和经验。

  (2)做好客户回访工作。会议结束不久,与会者对会议的印象仍在记忆中,如果此时对客户做一些回访工作,如“对本次会议安排的住宿、餐饮是否满意”、“有何意见和建议”等等,这样,深入与客户发展关系就容易多了。因此,要做好客户回访工作。

  (3)召开总结表彰会。做好感谢工作,对象是所有的会议参加者、重要的支持单位、合作单位及曾给予大力支持的媒体,都应该给予感谢。对于重要的客户,可以采取登门致谢,甚至通过宴请方式表示谢意。

  (4)表彰会议服务人员。会议服务是一项复杂的系统工程,会议公司、酒店等各部门都可以开展表彰。

  (5)作好媒体跟踪报道。主要是对会议进行一个回顾性的报道,将有关情况、有关的统计资料数据,提供给新闻界炒作,进一步扩大会议的影响。会议的各类统计数据包括:会议参加人数、专业含量和观众的反馈意见等。