会议常识

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大型会议接待全流程简谈

2015-03-25  来源:搜会网  浏览次数:

大型会务前准备工作
  1、会议(会展)的设计与策划服务:根据客户要求,灵活掌握会议规模.费用.提供整体策划。展台规划及会场装饰(包括布标、指示牌宣传品的设计与制作)。预订、设计、布置会场、会议室、展览厅。

  2、公关礼仪服务:为代表提供礼仪、公关、文秘服务。

  3、代办会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。

  4、协助主办单位选择会议场地。

  5、准备会务用品(代表证、餐票、会标等),印制.装订会议资料。

  6、代发邀请函,会议通知,处理整理会议回执。

  7、邀请领导人士,行业代表,新闻媒体,演艺人员。

  8、会议酒店预订,用餐安排,车辆代理。用餐安排:以特惠价安排本地菜馆餐饮服务;以优惠价格提供厦门酒店及车辆预订服务。

  9、签到,收费,开票服务。

会务过程服务                         
  1、会场协调管理工作。会场资料收集、整理与分发。为参会企业在网上免费宣传。

   2、秘书事务服务及翻译(同声或资料翻译)服务。

   3、提供会议所需的白板、纸笔、音像、投影仪、互联网、普通多媒体及其它视听设施服务。

   4、会议录像,摄影,广告宣传,会议纪念品。

   5、会议留念,通讯录制作,意见反馈。

会务观光考察服务:

  会后安排参观、访问、旅游、考察等活动。为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项目。

会展后期服务:

  ★ 票务服务:为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。

  ★ 展品托运服务:代办(航空、铁路、公路)会展相关展品、礼品、纪念品的托运。

  ★ 接送车服务:为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。

会务服务规范

1、会展准备工作

  ◎ 接到会议通知单后,了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。

  ◎ 落实接站人员及车辆的的安排。

  ◎ 根据人数和要求,确定会议的台形,也可根据要求摆放。

  ◎ 根据要求先将所需的各种用具和设备准备好(会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌)。

  ◎ 按要求将所需用设备摆放就位,并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。

  ◎ 会议开始前半小时,各项准备工作到位(小毛巾,备好充足开水、调试音响,开启灯、空调<22℃-24℃>,灵活控制)。

  ◎ 检查台形是否符合要求,台面要整洁,各种用具干净、齐全,摆放符合标准。

  ◎ 根据要求,将指示牌放在特定位置。

  ◎ 开会前十五分钟,在门口等候。

  ◎ VIP会议服务于会前30分到岗,精神饱满地在门口迎候。

2、会议全程服务                              

  ◎ 当客人来到会议室时,礼貌热情地向客人问好,请客人进入会议室入座。

  ◎ 先到达的客人入座以后,提供茶水服务,会议人数到齐后,送上小毛巾。

  ◎ 通常每半小时左右为客人更换烟缸,添加茶水等,特殊情况可按客人要求服务。

  ◎ 会议期间服务员站于会议室门口直至会议结束。

  ◎ 会议中间休息,要尽快整理会场,补充和更换各种用品。

3、会务结束时服务                           
  ◎ 会议结束,服务员应站在门口,微笑着向客人道别,并请会务组人员签单。

  ◎ 会议结束,仔细地检查一遍会场,看是否有遗忘的东西和文件等,设备设施是否有损坏,做好记录。

  ◎ 将会议用具、设备整理好,关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。

  ◎ 如是产品订货会,会议结束服务员协助客人清理会场,保证酒店设备设施不被损坏。