会议常识

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很详尽的会议接待工作流程

2014-04-15  来源:搜会网  浏览次数:

一、 会议筹备期间
     1、与会议主办单位确认会议的报到日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的会议要求(会议主办单位内容, 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关会议安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给会议的老师以供其参考,在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合会议要求的范围内。

     2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、会议室价格按天计算、酒店位置),落实在会议报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订)。
 
     3、在酒店预订完毕后,将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方,尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知会议主办方;同时可再次与对方确认会议报到人数和日程安排有无变化或是更改。

     4、第三项工作完毕后可向行程用车单位或个人、导游、机车票、地接社作出相对准确的答复,以便对方作出相应的安排和接会准备。

     5、准备会议所用相关用具(会议在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括:笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知会议用酒店此次会议的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。
 
     6、通知酒店,会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员会议所在酒店和会务组房间号;同时与会议主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将会议的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员。

二、 会议报到前准备工作 
     1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如:会议用布标、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

     2、详细了解本会议所用场所的位置【如: 餐厅、会议室、会务组老师和讲课老师所用的房间】。
 
     3、相关会议使用设备的准备情况【如:会场布置情况、多媒体投影仪】。
 
三、 会议期间的工作

    1、会议在报到期间最重要的是【收费】。在收费过程中必须细致、准确、书面登记。
 
    2、收费过程中必须严格按程序操作

    (1)确定参会人员情况

    (2)根据情况计算应交费用

    (3)填写收费【收据】不撕!

    (4)收款
 
    (5)将收据撕下交于参会代表

    (6)填写报到表

    3、在出现收费后,收据已开出的情况下;学员行程出现变化必须在【原收据】的基础上进行加注或更改,更改后的内容必须有客人签字和日期。
 
四、 会议期间注意问题

    1、会务组必须始终保持整洁、干净和安静的环境。
 
    2、会务组所用的书面文件需保存完好。

    3、会务款的支出或相互来往必须以书面形式体现;及相互出据凭证。
 
    4、各人会务款必须保管好,做到每天进行清点,保险安全的寄存。
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