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搜会网教您如何安排会议执行

2014-02-13  来源:搜会网  浏览次数:

   上海熠诺文化传播有限公司是专业从事会议、会展、展览展示、舞台搭建、会场布置等大型活动策划执行的服务性企业,我们具有丰富的成功活动经验,同时还积累了相当广泛的业内人脉资源。公司自成立以来,根据市场需要,一直在发展壮大,我们现在可提供各种设备租赁(舞美灯光、音箱设备、LED等等)、演出礼仪、会务用车等会议会展相关服务,我们一度受到各界事业单位客户的高度赞赏。专业的会议执行服务流程让我们在成功的道路上提前迈出一大步。以下由上海熠诺文化传播有限公司分享我们在会议执行服务的流程安排:
  一、 会议执行之前的预备工作
  1、与主办方提前取得联系,确认会议报到的时间、人数、主题、会议用牌和布标。确定之后与执行组成员确认使用会议室的日期和会议室布置方式。执行组工作人员将按照会议日期确认航班及车次,按照主办方的要求安排会议前后的接送问题以及酒店住宿安排,控制会议流程的时间以及有关会议安排的细节问题。
  2、根据上述安排,落实酒店。预订酒店、会议室,安排餐标值,与会议报到时负责车站、机场接送的车辆进行人数和车辆的确认,如果主办商有会后考察的需要,需落实详细的会后考察行程安排。确认之后还要与主办方确认人数、时间、地点是否更改。
  3、向用车单位、导游、机车票、地接作出相对准确的答复,以便对方作出相应的安排和接会准备。
  4、准备签到登记表格、文具、资料等会议时的相关用品,预确定返程交通票务以及会后纪念品,同时通知酒店此次会议的名称和对提前到达的参会人员住宿安排。

二、 会议报到前准备工作

  1、酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便会议报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好会议细节问题(如:会议用布、水牌、会议室、餐厅的情况);将会务组标识张贴在容易看到的地方。
  2、详细了解会议场所的的餐厅、会议室的位置。
  3、查看会场布置、会议多媒体设备等相关会议使用设备的准备情况。

  三、会议期间注意问题

  1、必须始终保持整洁、干净和舒适、安静的会议环境。
  2、将所用的书面文件保存好。

专业的会务流程可以让我们大家赢在起点。上海熠诺服务的项目有:上海会议服务、上海会展服务、上海会场预定、上海活动执行、上海活动策划、上海会议礼品制定、上海会务用车、上海会后考察安排、上海舞台搭建、上海展位搭建、上海舞美灯光设备租赁、上海音箱设备租赁、上海演出礼仪、上海旅游接待等会议会展相关的会务服务。